Era Baru dalam Manajemen Waktu Modern –Dalam sebuah perusahaan, karyawan yang memiliki perencanaan, pengelolaan dan eksekusi tepat waktu tentu akan memiliki nilai. Bagi perusahaan, pekerjaan yang diselesaikan tepat waktu akan membawa nilai yang positif, mungkin saja akan membuatnya bergerak lebih cepat melangkah ketimbang perusahaan lain. Artinya perusahaan punya kesempatan untuk bisa lebih unggul dibanding perusahaan lain.
Di sisi lain, karyawan sendiri bisa memiliki waktu luang lebih banyak karena tak perlu lembur setiap hari. Efeknya sudah pasti merambah ke aspek kehidupan sosial, di mana para karyawan memiliki waktu yang cukup untuk bercengkerama dengan sahabat, kolega atau pun keluarga.
Tak hanya di perusahaan (organisasi profit), namun di sekolah-sekolah pun yang notabene lembaga non profit penting diterapkan manajemen waktu yang rapi dan teratur. Selain membuat tupoksi dapat terselesaikan dengan tepat waktu, manajemen waktu yang rapi akan membuat seluruh staff dan stakeholder di sekolah mampu memonitoring, menemukan, menganalisa dan mencari solusi atas masalah yang ditemukan. Fungsi ini kembali pada pelayanan maksimal bagi seluruh siswa dan orang tua siswa.
Baca juga : 3 Cara Efeketif Membangun Budaya Kerja
Bicara tentang manajemen waktu modern, tak bisa dipungkiri juga bahwa modernisasi ternyata membawa pengaruh dalam perencanaan dan eksekusinya.
Dalam ranah modern, ada tiga cara berpikir mengenai bagaimana seharusnya manajemen waktu itu berjalan:
Manajemen waktu modern adalah tentang “prioritas”
Prioritas adalah kondisi di mana seseorang atau sesuatu dianggap atau diperlukan lebih penting dari pada lainnya. Dalam segala rentetan dan tumpukan tanggung jawab pekerjaan baik di perusahaan maupun di sekolah, prioritas menjadi hal yang sangat penting untuk diatur dengan baik.
Mengatur prioritas berarti membuat pekerjaan kita lebih terorganisir, sehingga tidak ada tumpang tindih saat menyelesaikannya. Percayalah bahwa menyusun prioritas hanya akan memudahkan kita dalam mencoret satu demi satu to do list pekerjaan. Jika tidak percaya, maka cobalah mulai hari ini juga.
Gambar ilustrasi prioritas
sumber : https://www.freepik.com/
Sebetulnya, kerangka pikir tentang “memprioritaskan” telah tumbuh dan meresap dalam dunia produktivitas setidaknya sejak tahun 1989. Dan prioritas dalam hal ini masih menjadi salah satu prinsip yang tetap dipegang teguh dan tak tergerus dengan prinsip-prinsip modernisasi hingga kini. Faktanya masih banyak yang meyakini bahwa memprioritaskan sesuatu akan memiliki dampak positif dalam manajemen waktu.
Langkah kecil yang bisa dilakukan untuk memprioritaskan suatu tugas atau pekerjaan adalah dengan membuat list atau daftar. Kemudian fokuskan pada hal-hal yang dianggap paling penting sampai hal yang kurang penting.
Buatlah sebuah timeline, di mana hal ini akan membantu mengingatkan Anda kapan harus menyelesaikan satu daftar pekerjaan tersebut. Jika perlu cobalah untuk membuat pengingat di handphone atau perangkat lain yang mudah diakses setiap saat. Yang terpenting, jadilah pribadi yang disiplin pada timeline dan daftar yang sudah dibuat.
Cara ini sangat mudah diikuti, namun beberapa orang juga meyakini bahwa cara ini tak banyak membantu mereka untuk mendapatkan lebih banyak waktu luang.
Mari coba kita lihat cara berpikir yang kedua.
Manajemen waktu modern adalah tentang “mengalikan waktu”
Ada suatu sudut pandang bahwa mengalikan waktu lebih efektif ketimbang mengatur atau memprioritaskan suatu pekerjaan. Dasar pemikiran ini cukup mudah diikuti, mengalikan waktu bukan berarti kita menambah 24 jam dalam sehari yang kita punya. Namun bagaimana cara membuat kita mempunyai waktu lebih banyak di hari esok, berawal dari sebuah pertanyaan “apa yang bisa saya lakukan hari ini dan bisa membebaskan lebih banyak waktu diesok hari?”
Beberapa orang yang menerapkan prinsip “mengalikan waktu” dalam manajemen waktu mereka memilih untuk melakukan segala hal yang bisa dilakukan hari ini.
Gambar ilustrasi mengalikan waktu
sumber : https://www.freepik.com/
Dengan mengambil beberapa jatah pekerjaan hari esok, maka mereka akan mempunyai sedikit lebih banyak waktu luang di hari setelahnya. Prinsip ini lumrah diterapkan pada para karyawan yang memiliki manajemen waktu cukup ketat. Di mana mereka harus segera menyelesaikan segala pekerjaan harian dengan sesegera mungkin dan menambahnya dengan daftar pekerjaan hari setelahnya.
Namun prinsip manajemen waktu ini mungkin akan kurang cocok untuk karyawan atau staff yang sudah memilik setumpuk pekerjaan harian yang tak bisa diselesaikan dengan cepat.
Jika memungkinkan pun, mereka tentu harus mengambil waktu lembur pada hari ini untuk hari yang lebih senggang ke-esokan harinya. Cukup repot, bukan?
Era teknologi mengatakan bahwa manajemen waktu modern adalah tentang “efisiensi”
Efisiensi berhubungan erat dengan kecepatan, artinya manajemen waktu yang efisien itu selalu bisa menyelesaikan pekerjaan dengan cepat.
Namun dalam beberapa hal efisien akan sulit dicapai, terutama pada hal-hal yang masih dilakukan dengan cara manual. Secepat apapun kita berusaha menyelesaikannya, kerja manual memang selalu punya batasan yang tak bisa dipaksakan.
Gambar ilustrasi efisien
sumber : https://www.freepik.com/
Mari ambil contoh. Saat ini masih banyak staf HRD yang menghabiskan setengah hari kerjanya hanya untuk merekap absensi karyawan dengan manual.
Ada juga sederetan aktivitas lain seperti rekapitulasi jam lembur karyawan, pembagian shift kerja, pengumuman hal penting yang menyangkut hari lembur atau aturan baru perusahaan, dan banyak lagi.
Di satu sisi HRD ingin menyelesaikan tugasnya dengan cepat, namun keterbatasan waktu menghalangi karena semuanya dikerjakan dengan manual.
Kasus lain namun serupa juga terjadi di lingkungan akademik. Saat di mana guru atau pun staff yang bertugas mengurus absensi siswa harus menghabiskan banyak waktu untuk mengecek kehadiran siswa. Di sisi lain ada siswa yang sudah menanti untuk jam pelajaran. Menguras waktu bukan?
Masalah absensi mungkin terlihat sepele, namun tanpa disadari hal semacam itu menguras banyak waktu. Ini yang membuat suatu organisasi sulit maju.
Di era digital, pemanfaatan teknologi akan jadi solusi terbaik, pemanfaatan aplikasi yang bisa membantu pekerjaan selesai dengan cepat, seperti AbsenKu.
Baca juga : Cara Menjadi Pemenang di Era Teknologi Digital
Tentang AbsenKu
AbsenKu merupakan aplikasi berbasis cloud yang dapat membantu perusahaan atau pun sekolah dalam memberikan solusi pengelolaan kehadiran karyawan.
Ada dua produk yang ditawarkan AbsenKu, yaitu AbsenKu Profesional yang ditujukan untuk perusahaan swasta maupun pemerintahan dan AbsenKu Sekolah yang ditujukan untuk sekolah-sekolah.
AbsenKu Profesional memiliki beberapa fitur yang bisa diakses oleh karyawan, HRD dan jajaran manajemen. Melalui AbsenKu Profesional, tiap orang bisa melakukan absen di tempat mana pun yang diizinkan oleh perusahaan. Tak perlu bingung mengupdate lokasi karena AbsenKu karyawan telah dilengkapi dengan geolocation. Fitur lain yang bisa diakses karyawan di antaranya informasi gaji, permohonan cuti, informasi shift, lembur, hingga mengakses informasi atau pengumuman dari perusahaan tanpa terbatas tempat dan waktu.
Bagi HRD, aplikasi AbsenKu akan mempermudah proses rekapitulasi dan monitoring kehadiran karyawan. HRD juga makin mudah dalam mengatur jadwal pembagian shift, penyampaian informasi terbaru, pengiriman slip gaji, saran dan keluhan karyawan, hingga survey karyawan yang cukup dengan satu sentuhan saja.
Begitupun dengan jajaran manajemen yang akan sangat dimudahkan dengan fitur-fitur tersebut.
Direktur tak perlu lagi meminta data manual dari HRD karena semua sudah tersentral dalam satu aplikasi. Atasan bisa mengontrol kapan pun mengenai kehadiran dan kinerja karyawan.
Lebih mudahnya lagi aplikasi ini bisa dihubungkan dengan perangkat absensi lain seperti finger print. Sangat efisien dan praktis bukan?
Tak berbeda jauh dengan AbsenKu Profesional, AbsenKu Sekolah juga berfungsi untuk monitoring kehadiran siswa secara otomatis melalui aplikasi. Monitoring ini bisa dilakukan oleh pihak sekolah dan juga orang tua. Melalui aplikasi AbsenKu Sekolah, pihak sekolah dan orang tua dapat saling berkomunikasi dan mengevaluasi.
Fitur lain dari AbsenKu Sekolah adalah rekap data kehadiran siswa, pembuatan berita pengumuman, dan banyak lagi.
Untuk Anda yang masih mengalami masalah dengan manajemen waktu karena harus mengerjakan segalanya secara manual, AbsenKu tentu akan jadi solusi cerdas, simpel dan efisien. Informasi lebih lanjut tentang AnsenKu, video profil dan trial produk silahkan kunjungi website www.absenku.com.