Bagi seorang HR atau pemilik bisnis, proses penggajian karyawan (payroll) adalah salah satu tanggung jawab rutin yang tidak bisa dianggap sepele. Payroll bukan sekadar menghitung gaji dan mentransfer uang ke rekening karyawan—lebih dari itu, payroll berkaitan langsung dengan kepuasan karyawan, kepatuhan hukum, serta kredibilitas perusahaan di mata internal maupun eksternal.
Namun, realitanya masih banyak perusahaan—terutama bisnis kecil dan menengah—yang mengelola payroll secara manual menggunakan Excel. Ini berisiko tinggi terjadi kesalahan seperti salah hitung, keterlambatan transfer, hingga kelalaian dalam pelaporan pajak dan iuran BPJS. Kesalahan tersebut dapat berdampak besar, mulai dari turunnya motivasi kerja hingga sanksi hukum akibat pelanggaran regulasi ketenagakerjaan.
Untuk menghindari itu semua, penting bagi setiap HR maupun owner untuk memiliki checklist payroll bulanan yang sistematis. Checklist ini tidak hanya berfungsi sebagai pengingat, tapi juga sebagai panduan agar setiap proses berjalan lebih rapi, efisien, dan minim kesalahan.
Artikel ini akan membimbing Anda melalui langkah-langkah praktis dan terstruktur dalam melakukan payroll, mulai dari pengumpulan data hingga pengarsipan dokumen, serta memberikan rekomendasi tools yang dapat membantu mempercepat pekerjaan Anda. Mari pastikan tidak ada yang terlewat dalam proses penggajian bulan ini!
1. Kumpulkan Data Kehadiran dan Lembur Karyawan
Langkah pertama dalam proses payroll adalah memastikan data kehadiran, cuti, dan lembur sudah lengkap dan akurat.
✅ Gunakan sistem kehadiran digital seperti Absenku untuk memudahkan pelacakan secara real-time.
✅ Cek dan validasi semua permintaan cuti, izin, serta catatan lembur sebelum masuk tahap penghitungan.
Baca juga: Aplikasi Absensi Online Karyawan VS Mesin Absen Fingerprint
2. Hitung Gaji Pokok dan Tunjangan
Setelah data kehadiran terkumpul, Anda bisa melanjutkan ke perhitungan:
-
Gaji pokok sesuai kontrak
-
Tunjangan tetap (makan, transport, komunikasi, dsb.)
-
Tunjangan tidak tetap (bonus kinerja, insentif, lembur)
✅ Pastikan Anda memiliki template penggajian yang konsisten dan terstruktur.
3. Lakukan Pemotongan Pajak dan BPJS
Pemotongan wajib seperti:
-
PPh 21
-
Iuran BPJS Kesehatan & BPJS Ketenagakerjaan
Gunakan referensi dari Direktorat Jenderal Pajak untuk perhitungan PPh yang sesuai.
Pastikan nomor peserta dan iuran BPJS karyawan selalu diperbarui di BPJS Kesehatan.
4. Buat Slip Gaji dan Laporan Payroll
Slip gaji bukan hanya kewajiban, tapi juga transparansi perusahaan terhadap karyawan.
✅ Gunakan aplikasi seperti Absenku untuk otomatisasi slip gaji yang bisa langsung dikirim ke masing-masing karyawan.
Pelajari Cara Membuat Slip Gaji Otomatis di Absenku
5. Transfer Gaji dan Rekonsiliasi Bank
Pastikan jumlah yang ditransfer sesuai dengan yang tercatat di laporan payroll.
-
Buat rekap transfer bank per karyawan
-
Gunakan sistem payroll dengan integrasi API ke bank untuk mempercepat proses transfer
6. Arsipkan dan Backup Semua Dokumen Payroll
Dokumen seperti:
-
Slip gaji
-
Laporan pembayaran pajak
-
Iuran BPJS
-
Rekonsiliasi bank
✅ Simpan di folder digital berbasis cloud agar mudah diakses dan aman dari risiko kehilangan.
Gunakan Sistem Payroll Otomatis untuk Efisiensi Lebih Baik
Jika Anda masih menggunakan Excel manual, saatnya beralih ke sistem yang lebih efisien dan terintegrasi.
Absenku adalah solusi all-in-one untuk HR, dari absensi hingga payroll—otomatis dan mudah digunakan, cocok untuk bisnis skala kecil hingga menengah.
Kesimpulan
Melakukan payroll setiap bulan tidak harus membuat Anda stres. Dengan checklist payroll bulanan di atas, Anda dapat menjalankan proses lebih cepat, akurat, dan minim risiko kesalahan. Pastikan semua langkah dijalankan secara konsisten agar karyawan merasa dihargai dan proses administrasi tetap terkontrol.