Dalam dunia sumber daya manusia dan keuangan, salah satu konsep yang sering muncul, terutama ketika berhubungan dengan perhitungan gaji, adalah payroll pro-rata. Jika Anda seorang HR, pebisnis, atau karyawan baru, pasti pernah mendengar istilah ini. Namun, banyak yang belum memahami sepenuhnya apa maksudnya dan kapan harus menerapkannya.
Secara sederhana, payroll pro-rata adalah cara perhitungan gaji berdasarkan hari kerja aktual karyawan dalam periode penggajian. Metode ini biasanya digunakan saat karyawan bergabung di pertengahan bulan, resign sebelum akhir bulan, atau menjalani cuti tak berbayar. Dengan begitu, perusahaan bisa membayar gaji secara lebih adil dan sesuai proporsi hari kerja.
Namun, penerapannya bisa rumit bila Anda belum memahami prinsip perhitungan dan ketentuan hukumnya. Dalam artikel ini, kita akan kupas tuntas konsep payroll pro-rata — mulai dari definisi, contoh perhitungan, hingga situasi-situasi spesifik di mana metode ini wajib digunakan.
Apa Itu Payroll Pro-rata?
Payroll pro-rata adalah perhitungan gaji berdasarkan jumlah hari kerja aktual dalam periode pembayaran. Cara ini memastikan bahwa karyawan hanya dibayar sesuai waktu mereka benar-benar bekerja.
Sebagai contoh, jika karyawan baru masuk pada tanggal 15 dan periode gajian dihitung 1-30 setiap bulan, maka mereka hanya berhak mendapatkan gaji setengah bulan.
Baca juga artikel kami tentang Peran Payroll dalam Meningkatkan Kepuasan Karyawan untuk memahami lebih lanjut.
Kapan Harus Digunakan?
Ada beberapa situasi utama di mana perusahaan perlu menggunakan perhitungan pro-rata, antara lain:
1. Karyawan Masuk di Pertengahan Bulan
Karyawan baru yang masuk di pertengahan bulan hanya berhak atas gaji sesuai hari efektif mereka bekerja.
2. Karyawan Resign Sebelum Akhir Bulan
Jika karyawan keluar sebelum periode gajian berakhir, maka perhitungan gaji pro-rata perlu diterapkan agar sesuai jumlah hari kerja.
3. Cuti Tak Berbayar
Pada kasus cuti tak berbayar, gaji harus dikurangi secara proporsional sesuai hari ketidakhadiran.
4. PHK di Tengah Periode
Pada situasi PHK, karyawan berhak menerima gaji hanya untuk hari-hari mereka bekerja hingga hari terakhirnya.
Cara Menghitung Payroll Pro-rata
Secara umum, cara menghitungnya cukup mudah. Rumus dasarnya adalah:
(Gaji bulanan / jumlah hari kerja dalam bulan) x jumlah hari kerja aktual
Sebagai contoh, jika gaji pokok per bulan Rp 5.000.000 dan jumlah hari kerja dalam bulan adalah 22 hari, lalu karyawan hanya bekerja 11 hari, maka perhitungannya:
(5.000.000 / 22) x 11 = Rp 2.500.000
Anda bisa membaca lebih banyak tentang peraturan pengupahan di Indonesia melalui UU Ketenagakerjaan No.13 Tahun 2003 untuk memahami ketentuan dasar gaji dan hari kerja.
Kesimpulan
Payroll pro-rata merupakan solusi praktis untuk memastikan pembayaran gaji lebih adil dan sesuai hari kerja. Dengan pemahaman yang benar dan perhitungan yang tepat, baik HR maupun karyawan akan merasa lebih transparan dan terlindungi.
Jika Anda ingin lebih praktis, gunakan software HR dan payroll seperti Absenku untuk mengotomatisasi perhitungan pro-rata agar lebih akurat dan hemat waktu.