Tips Agar SOP Perusahaan Berjalan Lancar

tips membuat sop

Meskipun era terus berganti dan teknologi telah berkembang pesat, standard operating procedures (SOP) di sebuah perusahaan tetap menjadi salah satu hal vital yang harus dimaksimalkan.

Ironisnya, meski hampir semua orang sepakat mengenai manfaat SOP, tapi masih banyak juga yang menjadikan SOP sekadar paperwork saja.

Lalu, bagaimana seharusnya agar SOP yang dibuat benar-benar bisa membantu bisnis perusahaan? Kami ulas selengkapnya di sini.

Pastikan SOP yang dibuat bertujuan untuk memudahkan pekerjaan, bukan untuk mengekang karyawan

Setiap kali kita membahas SOP, umumnya kebanyakan orang akan langsung membayangkan dokumen tebal yang, ujung-ujungnya, lebih sering menjadi pajangan. SOP lebih sering menjadi sesuatu yang dihindari.

Jika Anda adalah seorang yang berwenang menyusun SOP perusahaan, Anda harus ingat bahwa fungsi utama SOP adalah membantu seluruh elemen di perusahaan membangun bisnis semakin maju.

Setelah benar-benar paham prinsip tersebut, maksimalkan semua hal yang bisa Anda gunakan untuk memastikan SOP berjalan sebagaimana mestinya, seperti video tutorial, hingga penggunaan aplikasi atau software.

Hal penting yang tak boleh dilupakan, SOP terbaik adalah yang membuat proses berjalan otomatis. Itu harus menjadi tujuan akhir Anda. Misalnya begini, anggaplah proses administrasi di perusahaan Anda sering merepotkan dan membuat operasional sering terkendala. Coba bayangkan bila Anda punya SOP dalam aplikasi di smartphone yang bisa membuat segalanya berjalan otomatis, mulai dari deteksi lokasi absensi, pengajuan cuti, bahkan hingga informasi gaji. Jika ini berjalan mulus, proses administrasi akan bebas dari kendala.

Hal seperti itu bisa terjadi jika Anda memiliki tools yang tepat untuk mengakomodirnya. AbsenKu Profesional mampu menjadi solusi terbaik bagi keterbukaan sistem di perusahaan Anda.

AbsenKu Profesional merupakan aplikasi presensi berbasis cloud yang memungkinkan setiap anggota tim melakukan absensi secara digital. Tak terbatas tempat dan alat, aplikasi AbsenKu Profesional dapat digunakan di manapun (di tempat yang diperbolehkan perusahaan) dan juga tanpa alat scanner tambahan, cukup dengan smartphone saja, semua anggota tim bisa melakukan absensi.

Tak hanya itu saja, aplikasi AbsenKu Profesional juga bisa dimanfaatkan untuk mengelola data cuti dan jam lembur karyawan. Sehingga seluruh data absensi, cuti maupun lembur karyawan akan terkumpul secara jelas dan akurat.

Karyawan bisa memantau performa mereka sendiri, mulai dari kedisiplinan masuk kerja, kapan mereka ambil cuti dan berapa lama waktu mereka untuk lembur. HRD akan lebih mudah mengontrol absensi karyawan, meng-acc pengajuan cuti, mendata lembur karyawan tanpa harus repot dan banyak lagi.

Pimpinan pun dapat menggunakan AbsenKu Profesional untuk mengecek seluruh data karyawan. Sehingga dari data tersebut dia berhak menentukan, manakah karyawan yang berhak mendapat apresiasi dan mana yang berhak mendapat teguran secara adil.

Pimpinan bahkan bisa memantau seluruh data performa kinerja karyawan secara real time di manapun dia berada tanpa terpaku pada alat yang rumit. Cukup dengan satu genggaman saja lewat AbsenKu Profesional, kerja pimpinan akan jadi lebih praktis dan efisien.

SOP HARUS BISA TUMBUH BERIRINGAN DENGAN PERTUMBUHAN PERUSAHAAN

Banyak pemimpin perusahaan, bahkan perusahaan besar, mengeluh bahwa SOP yang ada tidak dijalankan. Kesalahan yang kerap terjadi adalah karena mereka memerlakukan SOP hanya sebagai dokumen prasyarat tender atau sertifikasi. Hasilnya? Sekadar dipajang di rak dokumen perusahaan.

Mengapa tidak semuanya kita buat paperless? Jika otomatisasi belum bisa dilakukan, setidaknya pastikan SOP Anda dalam bentuk yang mudah dipahami dan dilakukan. Yang pasti, hindari membuat SOP berupa dokumentasi kertas saja.

Kemudian, yang sering dilupakan adalah penyusunan SOP yang tidak memertimbangkan potensi pertumbuhan perusahaan.

Jika Anda hanya ingin memiliki empat hingga lima orang karyawan selamanya, mungkin Anda tidak perlu SOP. Namun, jika Anda berencana membuat perusahaan yang akan semakin berkembang, maka sejak awal Anda perlu memastikan perusahaan Anda bisa direplikasi dengan cepat. Caranya, Anda harus membuat SOP sebagai modul-modul untuk replikasi pekerjaan atau karyawan dengan cepat. Gunakan format atau media yang paling efektif untuk replikasi. SOP tidak harus berupa dokumen tertulis dengan standar-standar tertentu. Jika dengan apa yang Anda buat, setidaknya ada dua orang karyawan bisa melakukan pekerjaan yang sama secara konsisten dengan sedikit pengawasan, itu berarti SOP Anda sudah berfungsi dengan baik.

Anda juga perlu mengevaluasi berjalannya SOP secara rutin. Buatlah key performance indicator (KPI) yang menjadi ukuran keberhasilan. Sebagai gambaran, untuk memastikan sebuah mobil berjalan baik, Anda sebagai sopir hanya perlu memerhatikan dashboard, tidak perlu melihat keseluruhan proses setiap waktu. Namun saat ada indikator mesin panas atau bensin habis, saat itulah Anda harus turun memeriksa.

Hal yang sama berlaku untuk para pemimpin perusahaan. Anda perlu membuat satu atau dua KPI sederhana di setiap proses untuk SOP yang ada. Awasi pelaksanaan SOP dari KPI tersebut. Lakukan secara konsisten sampai SOP menjadi sebuah kebiasaan.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *