Tip Menerapkan Budaya Problem Solving di Kantor

budaya problem solving

Tiap orang pasti pernah mengalami momen saat kita mengetahui apa yang diinginkan, tapi jalan untuk meraihnya seakan mustahil. Tip dalam artikel ini kami harapkan akan menolong siapapun, terutama mereka yang bertanggungjawab sebagai atasan dalam sebuah perusahaan, untuk menanggulangi berbagai masalah yang dapat menghambat perkembangan perusahaan.

Pecah masalah sampai bagian terkecil

Misal suatu saat perusahaan memberi tugas pada Anda untuk menangani proses negosiasi dengan calon klien internasional. Padahal, Anda kurang percaya diri karena merasa bahasa Inggris Anda tidak terlalu bagus.

Dalam hal ini, Anda mendapatkan masalah yang harus Anda temukan solusinya.

Untuk meningkatkan kemampuan Bahasa Inggris Anda, subjek apa yang Anda ingin tingkatkan? Apakah vocabulary? grammar? atau lainnya?

Jika grammar adalah kelemahan Anda, cobalah untuk memecah kembali permasalahan menjadi bagian yang lebih kecil. Dalam grammar, apakah Anda mengalami kesulitan untuk membedakan penggunaan tense? Atau selalu salah dalam penggunaan pronoun?

Ketika Anda berhasil mengetahui titik lemah Anda, kini Anda dapat menyelesaikan masalah dengan lebih efektif.

Tuliskan daftar yang menurut Anda adalah sumber permasalahan

Misal Anda merasa tingkat disiplin di perusahaan Anda belum lama ini cenderung menurun. Banyak karyawan datang terlambat, kantor sudah terlihat lengang padahal belum saatnya jam pulang, hingga pengarsipan kehadiran karyawan yang berantakan. Mengapa demikian? Untuk mengetahuinya, Anda perlu membuat daftar dari seluruh kemungkinan penyebabnya. Mungkin karena staf dari divisi HR Anda tidak bekerja dengan maksimal, sistem presensi yang tidak praktis, atau bahkan mungkin bentuk protes mereka pada kebijakan perusahaan yang tidak pro karyawan. Selalu ada beberapa kemungkinan.

Anggap daftar tersebut adalah sebuah hipotesis dan Anda harus melakukan pengujian untuk memvalidasinya.

Salah satu metode yang dapat digunakan untuk menguji hipotesis tersebut adalah pohon ya/tidak (yes/no tree). Pohon ini akan digunakan untuk menjawab berbagai pertanyaan dengan jawaban ya atau tidak untuk membantu Anda memperkuat sebuah hipotesis.

Dalam kasus di atas, pertanyaan pertama adalah, apakah kinerja staf HR Anda yang kurang maksimal dalam menangani masalah tingkat disiplin dan pengarsipan daftar kehadiran karyawan? Jika jawabannya ya, berarti Anda harus melakukan evaluasi pada divisi HR. Tetapi jika jawabannya tidak, pohon tersebut akan mengungkap lebih banyak cabang yang berisi pertanyaan yang harus dijawab.

Teruslah bertanya hingga Anda memiliki seluruh jawaban yang dapat Anda gunakan untuk memperkuat hipotesis. Setelah mengetahui apa akar permasalahannya, langkah selanjutnya adalah menganalisis penyebab masalah tersebut untuk membuat penyelesaiannya.

Dari banyaknya data, informasi seperti apa yang Anda butuhkan untuk menyusun solusi?

Kembali ke contoh kasus di atas, manajer terkait telah melakukan survei pada para karyawan. Dari survei tersebut didapat informasi bahwa ternyata ada celah yang bisa dimanfaatkan dari sistem presensi perusahaan Anda. Metode yang diterapkan terlalu jadul sehingga makan lebih banyak waktu dan tenaga staf HR Anda.

Seluruh informasi telah terkumpul dan dianalisis, kini saatnya merancang solusi.

Anda kini perlu mulai menuliskan semua solusi yang dapat dilakukan untuk memperbaiki sistem pencatatan kehadiran di perusahaan. Seluruh solusi ini dituliskan dan diletakkan di meja untuk kemudian diklasifikasikan menurut dampak yang dihasilkan.

Dengan banyaknya kemungkinan solusi, Anda dapat memprioritaskan dan menentukan solusi mana yang akan Anda eksekusi nantinya. Setelah mengetahui langkah-langkah yang akan diambil untuk menyelesaikan masalah, sekarang kita akan melihat kemungkinan penyelesaiannya.

Untuk menyelesaikan masalah, hubungkan antara situasi yang sedang dihadapi dengan tujuan yang ingin dicapai.

Anda dapat melakukan ini dengan membuat daftar dari solusi yang tersedia sebelum memilih salah satu di antaranya — yang mana solusi ini akan menjadi hipotesis untuk solusi potensial.

Dalam kasus sistem pencatat kehadiran tadi, Anda perlu memutar otak untuk dapat memperbaiki sistem yang Anda. Anda mungkin telah mendapatkan beberapa solusi seperti mengadakan pelatihan bagi staf HR Anda atau melakukan pengadaan software untuk masalah pencatatan kehadiran karyawan. Pilih ide terbaik dengan memanfaatkan yes/no tree seperti penjelasan di atas. Anda bisa dengan mulai menggambar dua cabang, satu cabang bertuliskan “Pelatihan”, satu lagi “Pengadaan Software”. Dari kedua cabang tersebut, pecah semuanya menjadi lebih spesifik lagi — di mana cabang pertama Anda menulis “Panggil pakar” dan cabang kedua Anda tulis “Adakan tender vendor”.

Setelah seluruh solusi telah dituliskan, Anda akhirnya mendapatkan sebuah jalan keluar yakni dengan melakukan pengadaan software terkait pencatatan tingkat kehadiran karyawan.

AbsenKu Profesional mampu menjadi solusi terbaik bagi perusahaan Anda.

AbsenKu Profesional merupakan aplikasi absensi berbasis cloud yang memungkinkan setiap anggota tim melakukan absensi secara digital. Tak terbatas tempat dan alat, aplikasi AbsenKu Profesional dapat digunakan di manapun (di tempat yang diperbolehkan perusahaan) dan juga tanpa alat scanner tambahan, cukup dengan smartphone saja, semua anggota tim bisa melakukan absensi.

Tak hanya itu saja, aplikasi AbsenKu Profesional juga bisa dimanfaatkan untuk mengelola data cuti dan jam lembur karyawan. Sehingga seluruh data absensi, cuti maupun lembur karyawan akan terkumpul secara jelas dan akurat.

Karyawan bisa memantau performa mereka sendiri, mulai dari kedisiplinan masuk kerja, kapan mereka ambil cuti dan berapa lama waktu mereka untuk lembur. HRD akan lebih mudah mengontrol absensi karyawan, meng-acc pengajuan cuti, mendata lembur karyawan tanpa harus repot dan banyak lagi.

Pimpinan pun dapat menggunakan AbsenKu Profesional untuk mengecek seluruh data karyawan. Sehingga dari data tersebut dia berhak menentukan, manakah karyawan yang berhak mendapat apresiasi dan mana yang berhak mendapat teguran secara adil.

Pimpinan bahkan bisa memantau seluruh data performa kinerja karyawan secara real time di manapun dia berada tanpa terpaku pada alat yang meribetkan. Cukup dengan satu genggaman saja lewat AbsenKu Profesional, kerja pimpinan akan jadi lebih praktis dan efisien.

Kini saatnya menguji hipotesis untuk solusi potensial Anda. Langkah selanjutnya, buatlah rencana eksekusi.

Segera eksekusi solusi

Kini Anda telah mengetahui permasalahan yang dihadapi, penyebabnya, dan juga telah membuat hipotesis untuk menyelesaikannya. Sebelum Anda mencoba untuk menyelesaikan permasalahan tersebut, lakukan analisis dari hipotesis yang Anda miliki untuk mengetahui metode implementasi yang paling tepat.

Mulailah analisis tersebut dengan mengumpulkan informasi yang relevan. Setelah mendapatkan informasi, kini Anda siap untuk menganalisisnya. Setelah selesai melakukan analisis, langkah terakhir yang harus dilakukan adalah mengeksekusi rencana kerja yang telah Anda rancang.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *