Pentingnya Menghilangkan Jarak Antar Jabatan Dalam Tim

absenku 5

Setiap perusahaan tentu memiliki kebijakan tersendiri mengenai bagaimana cara berkomunikasi antar karyawan, terutama jika ada perbedaan dari sisi posisi di struktur fungsional perusahaan.

Beberapa tempat menerapkan cara yang ketat terkait hal tersebut. Contohnya, harus membuat email resmi dulu jika ingin berdiskusi dan memberikan ide terkait pekerjaan dengan atasan. Ada juga yang sangat luwes pada hal ini, cukup ketuk pintu ruang atasan atau membuat janji melalui aplikasi chat jika ingin berdiskusi tentang pekerjaan.

Era sekarang, gaya yang pertama nampaknya tidak lagi populer. Teknologi telah mengubah semuanya, tidak ada lagi batas antara ruang dan waktu.

Gaya keterbukaan sudah banyak diterapkan, terutama di perusahaan yang didominasi oleh anak muda.

Mengenal kebijakan pintu terbuka

Kebijakan pintu terbuka adalah kebijakan perusahaan di mana pintu setiap ruang manajer terbuka untuk semua karyawan untuk menggalakkan komunikasi yang terbuka dan mempermudah diskusi tentang hal apa pun dengan para karyawan.

Pada perusahaan yang menerapkan kebijakan pintu terbuka, semua orang berhak berbicara pada semua manajer kapan saja. Bahkan tak hanya manajer, mereka juga bebas mendekati dan bertemu dengan pimpinan senior perusahaan.

Karyawan diinstruksikan untuk tidak memikirkan tentang penting atau tidaknya pertanyaan yang diajukan, juga tidak perlu khawatir akan hierarki jabatan.

Kebijakan pintu terbuka ini akan menumbuhkan kepercayaan karyawan, juga untuk memastikan informasi dan feedback penting selalu sampai ke tangan manajer yang bisa menindaklanjutinya.

Untuk penerapannya, perusahaan perlu memberikan pelatihan pada para manajer dan staf eksekutif tentang bagaimana kebijakan ini seharusnya berjalan. Jika tidak, bisa muncul kesan seolah-olah para karyawan didorong untuk melangkahi atasan atau menjatuhkan karyawan lain.

Bagaimana seharusnya kebijakan keterbukaan ini dijalankan?

Pertama, para eksekutif perlu mendengarkan masukan dari para staf ketika si karyawan mendatangi mereka atau meminta rapat. Namun, bila isi diskusi ternyata lebih baik diselesaikan oleh atasan langsung si karyawan, pihak eksekutif perlu bertanya apakah masalah ini sudah dilaporkan ke atasan langsung atau belum.

Bukan berarti pihak eksekutif tidak boleh menjadi problem solver. Hanya saja, setiap masalah yang terjadi paling baik diselesaikan oleh pihak yang paling dekat dengan pekerjaan bersangkutan.

Tugas eksekutif adalah memastikan karyawan tidak melangkahi atasan langsung demi mendapatkan sesuatu dari atasan yang lebih tinggi. Anda juga bisa mengadakan pertemuan tiga arah bersama si karyawan dan atasannya itu. Bila keluhan karyawan adalah tentang atasan langsungnya, pihak eksekutif harus mencari cara untuk memediasi diskusi antara kedua pihak. Sebagai eksekutif, Anda perlu mengatur pertemuan. Mereka tetap harus dipertemukan, bila memang perlu.

Selain itu, pada kebijakan keterbukaan ini, manajer senior akan memiliki kesempatan untuk memahami pikiran karyawan yang biasanya jarang mereka ajak berinteraksi. Pertemuan langsung merupakan jalan alternatif untuk menyampaikan pendapat. Dari pertemuan-pertemuan itu biasanya akan muncul solusi yang bisa digunakan perusahaan dengan cara yang positif dan produktif.

Sesuaikan dengan perusahaan Anda

Kunci dari kebijakan keterbukaan adalah menempatkan semua anggota perusahaan secara setara, sehingga komunikasi bisa terjalin lebih jujur dan terbuka. Namun, kebijakan ini tidak boleh menjadi jalan pintas untuk menyelesaikan masalah.

Para manajer tetap harus mengembangkan diri dengan cara menghadapi masalah yang ada. Bila semua karyawan selalu melangkahi mereka dan langsung menghadap manajer senior atau eksekutif, pengembangan diri para manajer jadi terhambat.

Untuk menghindari hal ini, kebijakan ini harus dijalankan dengan pola pikir bahwa setiap masalah harus diselesaikan oleh pihak yang paling dekat dengan masalah tersebut.

Manajer senior dan eksekutif wajib mendengarkan semua keluhan dan masukan, tapi tidak harus turun tangan langsung menyelesaikannya. Yang perlu dilakukan cukup mengarahkan karyawan ke solusi terbaik, atau memfasilitasi akses ke solusi tersebut.

Yang perlu digarisbawahi adalah, keterbukaan tidak sama dengan kebiasaan permisif. Dekat dalam berkomunikasi bukan berarti menjadi meremehkan. Contohnya adalah masalah kedisiplinan. Pada kebijakan keterbukaan, karena merasa dekat dengan atasan, lalu jadi abai pada tata tertib kantor, seperti datang terlambat.

Masalah absensi mungkin sepele, tapi bisa berdampak luas. Ada karyawan yang merasa selalu tepat waktu, justru ditegur atasan karena menurut catatan yang mereka terima si karyawan sering terlambat. Karyawan yang sering terlambat justru tidak pernah dipanggil.

Hal seperti itu bisa diatasi jika Anda memiliki tools yang tepat untuk mengakomodirnya.

AbsenKu Profesional mampu menjadi solusi terbaik bagi keterbukaan sistem di perusahaan Anda.

AbsenKu Profesional ini merupakan aplikasi absensi berbasis cloud yang memungkinkan setiap anggota tim melakukan absensi secara digital. Tak terbatas tempat dan alat, aplikasi AbsenKu Profesional dapat digunakan di manapun (di tempat yang diperbolehkan perusahaan) dan juga tanpa alat scanner tambahan, cukup dengan smartphone saja, semua anggota tim bisa melakukan absensi.

Tak hanya itu saja, aplikasi AbsenKu Profesional juga bisa dimanfaatkan untuk mengelola data cuti dan jam lembur karyawan. Sehingga seluruh data absensi, cuti maupun lembur karyawan akan terkumpul secara jelas dan akurat.

Karyawan bisa memantau performa mereka sendiri, mulai dari kedisiplinan masuk kerja, kapan mereka ambil cuti dan berapa lama waktu mereka untuk lembur. HRD akan lebih mudah mengontrol absensi karyawan, meng-acc pengajuan cuti, mendata lembur karyawan tanpa harus repot dan banyak lagi.

Pimpinan pun dapat menggunakan AbsenKu Profesional untuk mengecek seluruh data karyawan. Sehingga dari data tersebut dia berhak menentukan, manakah karyawan yang berhak mendapat apresiasi dan mana yang berhak mendapat teguran secara adil.

Pimpinan bahkan bisa memantau seluruh data performa kinerja karyawan secara real time di manapun dia berada tanpa terpaku pada alat yang meribetkan. Cukup dengan satu genggaman saja lewat AbsenKu Profesional, kerja pimpinan akan jadi lebih praktis dan efisien.

Keuntungan menerapkan kebijakan keterbukaan

Bila kebijakan ini sukses diterapkan, yang akan terjadi adalah budaya perusahaan dijunjung tinggi dan dibanggakan karyawan, hirarki jabatan tetap dihormati, tapi tidak membebani, kemampuan problem solving para manajer meningkat, tumbuhnya rasa percaya diri karyawan, serta munculnya berbagai ide dan solusi yang menguntungkan perusahaan untuk bertumbuh kembang.

Karyawan memiliki tingkat kepercayaan yang tinggi berkat interaksi yang sukses dengan tim manajemen
Yang paling penting adalah kebijakan ini harus diterapkan sesuai kebutuhan sehingga setiap masalah selalu ditangani oleh pihak yang tepat.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *