Kendala Ini Kerap Terjadi Saat Perusahaan Ingin Transformasi Digital

Bisnis di era sekarang banyak memanfaatkan perangkat lunak untuk memantau performa karyawan dan kegiatan operasionalnya.

Selain sudah mulai tersedia banyak pilihan, perkembangan teknologi juga membuat perangkat lunak untuk hal tersebut semakin lengkap dengan adanya fitur-fitur integrasi yang disediakan.

Namun, penggunaan perangkat lunak ini tidak serta merta langsung melejitkan performa bisnis, karena ada kendala-kendala yang harus dihindari.

Berikut beberapa daftar kendala yang harus Anda pahami ketika sudah memutuskan menggunakan layanan perangkat lunak untuk memantau performa dan kegiatan operasional:

Memilih perangkat lunak tidak dimulai dari analisis kebutuhan bisnis

Produk SaaS (Software as s Services) menawarkan banyak jenis fitur sehingga akan sulit diterapkan di perusahaan jika tidak memiliki tujuan yang jelas. Mekanisme penggunaan solusi SaaS harus dimulai dengan analisis kebutuhan bisnis.

Cari software dengan fitur yang sesuai, bahkan yang cocok dengan ceruk bisnis perusahaan Anda. Jangan ragu untuk mencoba, kebanyakan fitur manajemen produk menawarkan pilihan uji coba gratis untuk beberapa hari.

Dari uji coba tersebut, coba simulasikan kerja dan ukur performanya. Pastikan solusinya bisa, dilakukan, dimengerti, dikelola, dan bermanfaat.

Kurangnya pelatihan penggunaan perangkat lunak

Pada saat memutuskan untuk bertransformasi dengan menggunakan perangkat lunak dalam operasional perusahaan, salah satu kesalahan pertama yang harus dihindari adalah membiarkan karyawan mencoba dan mempelajarinya sendiri.

Minta tim pembuat software untuk membagikan wawasan atau pelatihan mengenai penggunaan perangkat lunak tersebut. Tujuan jelas, mengurangi risiko kesalahan atau human error karena masalah  teknis. Hal-hal seperti bagaimana melacak tugas masing-masing, mengelola kontak, berbagi data, dan lainnya wajib dimiliki oleh semua orang dalam tim, tanpa terkecuali.

Kurang memprioritaskan proyek

Sebuah perusahaan pada umumnya mengerjakan lebih dari 1 proyek. Di saat itu, anggota tim diwajibkan memiliki kemampuan bekerja paralel mengerjakan beberapa pekerjaan atau proyek secara bergantian dengan dinamis untuk menyelesaikannya tepat waktu.

Namun, salah satu kesalahan yang sering terjadi adalah tidak adanya atau kurangnya kejelian pimpinan perusahaan atau manager dalam menentukan prioritas.

Harusnya, untuk mengurangi beban karyawan dan anggota tim lainnya, manager bisa membagi proyek-proyek tersebut menjadi beberapa pekerjaan kecil yang kemudian di-plot ke masing-masing.

Selain itu, setiap pekerjaan juga harus ditandai, mana yang harus diselesaikan dahulu atau prioritas dan yang bisa menunggu.

Komunikasi yang buruk

Salah satu keuntungan menggunakan perangkat lunak manajemen proyek adalah semua bisa terkontrol dengan baik. Waktu jatuh tempo, pekerjaan yang sedang dikerjakan, pekerjaan dan direncanakan, bahkan hingga absensi anggota tim, semua terdata.

Salah satu yang harus ada di samping itu semua adalah komunikasi. Setiap anggota tim harus tetap berkomunikasi dengan masing-masing penanggung jawabnya. Tujuannya agar pemimpinnya bisa mengontrol progres dan kendala yang terjadi. Semakin cepat masalah ditemukan semakin cepat masalah bisa diselesaikan.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *